In der Planungs- und Ausführungsphase einer Immobilie werden tausende von Informationen generiert. Bei der Bewirtschaftung der existierenden Unterlagen tun sich Bauherren, Bewirtschafter und Nutzer noch schwer mit deren Nutzung. Eine Lagebeurteilung.

Der Architekt und die in der Regel durch ihn koordinierten Fachplaner sind grundsätzlich zur vollständigen Dokumentation einer Baute verpflichtet. Diese Leistung ist in den jeweiligen Honorarordnungen beschrieben. In der Regel bestehen Dokumentationen aus den revidierten Ausführungsplänen und Schematas, einer Liste der am Bau beteiligten Firmen, den Werkverträgen, Rechnungen, Garantiescheinen und der Bauabrechnung. Dazu kommen häufig Betriebsanleitungen der verbauten Anlagen und Geräte, seltener auch Wartungsempfehlungen.

Meistens passiert dies aus der Eigeninitiantive des Gesamtleiters, meistens dem Architekten, und wird nicht durch den Bauherrn definiert. Eine Ausnahme bilden meist nur institutionelle Bauherren. Die Integration der zukünftigen Bewirtschaftungs- und Unterhaltsorganisation in ein Projektteam fehlt heute in der Regel noch oder geschieht erst sehr spät im Planungs- und Realisierungsprozess. Betriebsrelevante Informationen liegen deshalb heute selten vor oder sind irgendwo in dicken Ordnern abgelegt wo sie in dunklen Archiven wortwörtlich ein Schattendasein fristen.

Daten für die Bewirtschaftung – Sie sind schon da!
Es wird jedoch nicht nur bei Neubauten interessant sein, die Gebäudedaten in digitaler und vernetzter Form nutzen zu können, sondern im Speziellen auch beim bestehenden Liegenschaftsbestand. Eine Annäherung der Gebäudeeigentümer an das Thema BIM kann daher zunächst über die bestehenden Daten erfolgen. Der erste Schritt sollte eine vollständige Inventarisierung und Digitalisierung aller relevanter Unterlagen sein. Denn Eigentümer, welche den längerfristigen Wert von Gebäudeinformationen erkannt haben, werden BIM integral in den Neubauprojekten zu ihrem Vorteil nutzen.

Über die Jahre gehen durch Eigentümer- und Verwaltungswechsel Dokumente und damit Wissen und Werte verloren. Selten wird ein Inventar nachgeführt. Verantwortlich für die Bewirtschaftung der Unterlagen ist der Eigentümer, selbst wenn er der Liegenschaftsverwaltung einen expliziten Auftrag dazu erteilt hat.

Die Idee von BIM aufnehmen und bei Bestandesliegenschaften umsetzen
Bei jeder Transaktion ist daher dem Dokumentenmanagement ein höherer Stellenwert beizumessen: Die neuen Verantwortlichen müssten auf nachgeführte Unterlagen bestehen. Dass diese Daten auch einen Wert haben, wird spätestens dann erkannt, wenn die Daten teuer wiederbeschafft werden. Welche Dokumente vor einer Transaktion auf deren Vollständigkeit geprüft werden sollten, haben wir in einer Liste auf gebäudeinformation.ch zusammengestellt.

Beispiel 1: Telefonanschlüsse für haustechnische Installationen
Im Laufe des Jahres 2018 wird der digitale Standard “All IP” schrittweise in der Schweiz umgesetzt. Analoge und ISDN-Anschlüsse von Lifttelefonen, Brandmeldeanlagen oder Gebäudeleitsystemen funktionieren dann nicht mehr. Bei der Identifikation der Anschlüsse zeigt sich, dass viele Anwendungen unbekannt sind und nicht systematisch erfasst wurden. Rechnungen werden seit Jahren für unbekannte Leistung bezahlt und bei vielen Liften fehlt noch heute ein Nottelefon. Gebäudeinformationen wären hilfreich.

Beispiel 2: Nutzflächen
Zu den relevantesten Unterlagen von Gebäuden gehören echte, aktuelle CAD-Pläne – und nicht nur PDFs oder vektorisierte Pläne. Oft stellt sich bei deren Nachführung heraus, dass der tatsächliche Zustand einer Immobilie schon lange nicht mehr den Archivplänen entspricht: Verschiedene Veränderungen wurden vorgenommen, ohne diese in den Stammdaten nachzuführen. In diesem Fall sind Gebäudeaufnahmen am Objekt vorzunehmen – zulasten des Eigentümers.

Um die Gebäudedokumente auf einen späteren BIM-Standard vorzubereiten, macht es Sinn, die Modelle in 3D zu erstellen, weil zum Beispiel für den Gebäudeunterhalt etliche Daten und Angaben wie Fenster- und Fassadenflächen in der Vertikalen liegen. Flächen- und Volumenberechnungen sollen den Definitionen der SIA-Norm 416 entsprechen. Abweichungen davon machen wenig Sinn, fehlt so doch die Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Gebäuden. Werden diese transferiert und kommen in ein Portfolio mit anderen Liegenschaften, entstehen nicht mehr nachvollziehbare Differenzen in der Erhebung der Daten. Weitere Kosten fallen an.

Betriebswirtschaftlich heikel wird es, wenn die vermieteten Geschäftsflächen plantechnisch nicht nachgeführt werden. Dann sind Differenzen zwischen den ausgeschriebenen/vermieteten und den effektiven Flächen wahrscheinlich. Für den Eigentümer bedeutet dies ein doppeltes Risiko: Sind die effektiven Flächen grösser als die im Mietvertrag aufgeführten, entgeht dem Eigentümer der damit einhergehende Ertrag. Sind die Flächen kleiner als im Mietvertrag definiert, können Mieter rückwirkend die zu viel erhobenen Mieten zurückverlangen. Wohneinheiten bleiben davon nicht unberührt: Die Nebenkostenabrechnung – sofern pro genutzter Fläche abgerechnet – können von Mietern angefochten werden. Auch bei der Beauftragung von Gebäudeunterhaltsfirmen sind genaue Flächendefinitionen zwingend. Dass diese Flächen mit den anderen Verträgen übereinstimmen müssen, ist evident – aber leider nicht immer so.

Fazit
Bevor mit BIM-Projekten neue Daten geschaffen werden, muss die Immobilienbranche zunächst alle Daten, welche ihr zur Verfügung stehen, aktiv bewirtschaften und für sich nutzen. Wo sie fehlen, sind sie zu beschaffen. Gebäudenformationen sind Ihr Kapital – pflegen Sie es!